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Datenschutz und Formulare

Das Redaktionssystem darf nur ein Zwischenlager für persönliche Daten sein

datenschutz (c) pixabay.com
Datum:
Do 31. Mär 2016
Von:
Monika Herkens
Bitte achten Sie bei der Erstellung von Formularen auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen! Nur zwingend benötigte Daten dürfen Pflichtfelder sein. Weitere Abfragen sinnvoller Informationen müssen freiwillig bleiben.
Datenschutz (c) www.pixabay.com

Bei der Nutzung von Formularen können Sie beliebige Abfragen über Felder gestalten. Oft werden zu einer Anmeldung persönliche Daten benötigt. Bitte achten Sie hier darauf, dass Sie auch wirklich nur unbedingt nötige Informationen über Pflichtfelder abfragen. Auch für die Formulare gelten die Datenschutzbestimmungen und auf deren Einhaltung sollte größter Wert gelegt werden. Die Abfrage weiterer persönlicher Informationen, die Sie nicht zwingend benötigen, aber vielleicht für Ihre Abläufe hilfreich wären, muss freiwillig bleiben, d.h. hier muss beim Anlegen eines Formularfeldes 'optional' angeklickt sein.

Die Daten dürfen so lange gespeichert bleiben, wie es für Ihre Arbeit notwendig ist bzw. gesetzliche Bestimmungen es erfordern. Das Redaktionssystem ist dazu allerdings kein geeigneter Speicherort. Längerfristig benötigte Daten sollten Sie an einem gesicherten Ort speichern.

Somit sollten nach Ablauf einer Veranstaltung mit Online-Anmeldung die zugehörigen Daten der Teilnehmer - sofern nicht eine längere Aufbewahrungszeit für Abrechnungszwecke oder aus steuerlichen Gründen gegeben ist - gelöscht werden. Für eine längerfristige Aufbewahrung sollten Sie die zugehörigen Daten aus dem System exportieren und diese auf der Festplatte Ihrer Einrichtung speichern. Löschen Sie anschließend die Daten im Redaktionssystem.

Vorgehensweise für den Export:

Rufen Sie das Formular auf, wählen die entsprechenden Formulareinträge aus und exportieren Sie diese im gewünschten Format (als PDF - als komplette Anmeldung -  oder als CSV-Datei zum Weiterverarbeiten in Excel o.ä. Programmen). Diese Daten können Sie in Ihrer Dateiablage auf Ihrem PC/Server speichern.